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你要的🍅番茄工作法,这里一次性给你讲清楚!

图/《番茄工作法图解》

文/野玛Yema

本文为《番茄工作法图解》读书笔记。

弗朗西斯科·西里洛在1992年创立了番茄工作法,但若从头说起,则要追溯到20世纪80年代末,他大学生活的头几年。

西里洛一度苦于效率低下,作业做不出来,学习学不进去。

“我能学习一会儿吗?真正学上10分钟?”

“我得找个计时教练,但谁来替我掐表呢?”

后来他找到了,是一枚厨房定时器,形状好像番茄(即意大利语的Pomodoro,番茄工作法the Pomodoro Technique)。就这样,西里洛邂逅了他的番茄钟。

Q.由番茄钟引申的工作法,是怎么执行的?

简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。第一个番茄钟结束,休息5分钟,继续第二个番茄钟,以此反复。

第一件事提前完成或番茄钟用尽,开始第二件事。

此外还要有每日回顾、每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。

Q.为何番茄工作法令人耳目一新?

因为它打破了我们固有的时间-工作观念。

工作中我们常常默认时间是持续的 ,比如“我得在10分钟内赶上公车”“deadline是这周三”等, 这里的时间表示两点的距离——起点到终点。 我们明确了两个点,而对中间会发生一无所知。

从时间持续的角度来看,对未来进行思考、计算和划分,无异于盲人摸象一般,至少在以全新的方法面对全新的任务时,会是如此。

对于大多数人来说,正是这种不可预测性引发了焦虑。而焦虑无疑会导致生产力下降,甚至可能把事情搞砸。

而番茄工作法提倡交替的时间观念, 比如鸡1生蛋 2、蛋 2生鸡 3、鸡 3生蛋 4,依次类推。 这些事件互不重叠,我们可能不知道具体时间点,但我们知道其发生顺序。

如果我们能从时间交替的角度思考,将工作视为一连串的事件各个击破,工作效率将得以提高。这就是番茄工作法的基本原理。

Q.番茄工作法需要什么工具?

番茄工作法只需要一支笔、一枚定时器和三张纸。

三张纸的用途如下:

1) “活动清单”表格: 列出最近要进行的活动,随想随填,言简意赅,不用排序。

一种好方法是,第一个词代表活动的主题类型(事情虽多,总能归类到几种主题),后面第二个词则明确表达想要实现什么。

同一张“活动清单”表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的。

2)“今日待办”表格: 填写今天日期、你的名字,给自己一个仪式感,从“活动清单”中挑出打算在今天进行的活动。

我在心目中将“必须得做完”换成“从哪里开始”,将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”。

在当下此刻,我决定进行一项活动,等于隐含着决定不去做我积压清单里其他几百项活动。在一小段时间内与这项任务共舞,之后再重新评估它是否仍然是最重要的。

每天早上这张表要换新的。

要区别“活动清单”(传统工作清单)和“今日待办”(所提取的承诺)表格。

3) “记录”表格: 记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。

Q.番茄工作法具体怎么执行?

番茄工作者的一天具有以下5个阶段:

1)计划 :在一天的开始,从积压的工作(称为“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

2)跟踪 :确定当天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个番茄钟内,你要收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数。

3)记录 :在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。

4)处理 :从所记录的原始数据中提取有用信息。

例如,你可以计算平均每项活动花费的番茄钟数。如果数字很大,你就要试着拆分活动,使之成为更小、更易于管理的部分。

或者你可以计算一项活动在“活动清单”表格停留的平均时间,即从记下该活动到它得到处理的时间。

5)可视化 :最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。

为了避免第二天犯同样的错误,番茄工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。

这样还有一个好处是,一开始你是照着书本应用番茄工作法,等到认清自身工作习惯后,就可以进行调整,比如说一个工作时段30min或45min,得以形成自己专属的一套方法。

Q.执行番茄工作法有什么规则?

有两条规则:

1)一旦番茄钟启动就必须走到响铃。

这是因为番茄钟具有原子性——不可分割。

番茄钟是这套流程方法中最小的货币单位,使用小数是不允许的,如1/2或2.2个番茄钟是不行的。 如果任务被放下了,比如着急去洗手间或临时开会,无论是暂时的还是长期的,当前番茄钟都必须作废。它就不能算数了,也不应该画X。你得扭启一个新的25分钟番茄钟代替它。

2)确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。

开工前,我要先扭启番茄钟,稍后番茄钟会响铃,提醒我停下来,重新考虑刚才所专注的活动,是否仍然是重中之重?确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。

Q.为什么番茄工作法强调一次只做一件事?

行为心理学家罗伊·鲍迈斯特在他的经典著作《意志力》一书中,用大量实验案例论证了 设定目标过多时,人的决策力和意志力会被大量消耗,结果往往变得遥不可及。

当研究者让人们列出自己的目标时,百分之90%的人会轻松列出6个目标。

而持续监测这些 同时 执行6个目标的实验对象时发现:

1.他们持续地陷入烦躁和焦虑中,痛苦指数升高;

2.同时,他们做得更少,思虑的时间占据了行动的时间,忙着发愁,反而止步不前;

3.另外,这些人身体健康状况明显变差,各种负面的应激反应,一个接一个冒了出来。

你看,我们的心理机制决定了专注做一件事更有效。multi-tasks需要训练,只有少部分才智与意志力超强者,才能胜任非人的任务设计。

Q.我也想好好工作上半小时40分钟,但总是被打扰被中断了,怎么办?

中断分为内部中断和外部中断。

内部中断,潜意识是打算拖延。 拖延就跟去了医院不挂号一样,浪费时间,等着情况恶化!

现在我们看一下出现内部中断时要采取的策略:

1)首先接受它,

2)然后记录它(“今日待办”表格的下半部分已经分出来,在计划内的承诺活动下方,有个标题叫做“计划外紧急”),

3)然后立即继续你手头的工作,避免真的被打断。

对内部中断睁一眼闭一眼,想着对自己作弊,是于事无补的。记录跟踪数据,就是为了进行自我改进和流程改进。

外部中断具有互动性。 电子邮件软件叮咚作响,总是提醒你有新邮件,有人正在等你答复。

每遇到一次外部中断,就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来,不让它占脑子,而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。

处理外部中断的策略,由以下四步组成:

1)告知 :“我手头有事,正忙。”

2)协商 :“周五再帮你做,行吗?”

3)计划 :写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

4)答复 :按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

Q.如何使用不同的符号来标记工作中断?

假设我今天早晨选择了三项活动:“准备发票”“领奖品”和“填纳税表”。

做为老牌儿的良民,我肯定优先处理纳税表格。一个番茄钟后,我画了一个X;两个番茄钟后,我完成了报税表格,接下来该准备发票了。

我在第二个方框中画了个X,因为又完成了一个番茄钟,而且在“今日待办”表格中划掉了“填纳税表”活动,因为它已经完成了。

那图片中的①、②、③又是什么呢?

①在准备发票时,有一次内部中断。我莫名其妙地想起要给小明打个电话。我在“活动清单”表格记下这事,打算改天做。然后,我在“准备发票”标题右边标一个撇号。在一天结束时要汇总这些跟踪数据。

②在填纳税表的时候,小红打电话给我。我告诉她我正在忙,问能不能稍后给她回电话。这是一次外部中断,所以我在“填纳税表”右边画了一个减号。同样地,这一跟踪数据要留到今天结束时汇总。

③画减号后,我也在“计划外紧急”区写了“电话小红”。

Q.番茄钟用完了,工作还没完成怎么办?

如果活动完成之前,小方格都填满了,即本来预估这项活动需要若干个番茄钟,但这些番茄钟用完了,活动还没完成。接下来怎么办?

这时要做二次预估。

猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。然后,在之前的小方框旁边,按照二次预估的数目画上相应个数的圆圈。 现在,每个番茄钟结束响铃时,你可以继续在圆圈里画X。

如果事前预估需要的番茄钟数与实际所花的之间经常不一致,有以下两种可能的原因:

1)做预估的方法或能力有待改进;

2)工作开始后,又出现新情况、新问题,使得环境发生改变。

Q.执行番茄工作法的过程中有哪些认识?

认识一:“没想到一件事要做这么久”。 经过预估,如果某项活动需要7个以上的番茄钟,就应当拆分它。

认识二: “没想到一件事越做越复杂”。 在活动进行过程中,突然冒出的次要任务可以将其填入“计划外紧急”一栏,然后再接再厉,完成主要活动。

认识三:“头脑被各种想法占据”。 额外的想法一方面要控制住,不干扰主要任务,另一方面要及时提炼,这些都是工作创新的源泉。

认识四:“把预估当作承诺”。 一项探索活动或开发活动要花的时间,没法提前预知,只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺,无论是对自己或对同事,都会造成不必要的焦虑。

为避免此类困境,番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫,你也能花25分钟专注于该做的事。

然而也应该做到随时沟通,让相关人员看到事情进展。

认识五:“流程管理,只是说说”。 跟踪阶段就是在收集全天工作流程的真实数据,这些数据可用于每日回顾,以改进第二天的流程。

要跟踪哪些数据由自己决定,根据具体的工作状态而有所不同,但可以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。

认识六:“完美主义,碍手碍脚”。 “等一等,还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。

番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进,开始一个番茄钟,不必惦记怎样才能做到“非常完美”。要记住,完成比完美更重要。

认识七:“在早晨选择一些活动,傍晚时却发现,今天所完成的活动大部分都不是早晨选的”。 经常这样,计划阶段就不会有做出承诺的使命感。如果没有承诺感,那么在做当天总结时,会觉得只有苦劳,没有功劳。

更重要的是,这样在“活动清单”和“今日待办”表格之间就没有区别。承诺是番茄工作法的核心。“今日待办”表格就是每天的承诺!所选出的活动应当具有可行性。

Tips.游戏一般地确定“今日待办”

如果不能确定哪些活动应当填入“今日待办”表格,不妨举行一场“优先级淘汰赛”?

首先写下参赛选手名单——即所有活动的标题,每项活动一张小纸条。

然后不区分重要程度,把所有纸条排成一列。将第一项和第二项进行比较。如果今天只能做一件事,我应该做哪件呢?决定之后,输的一方放到左边,赢的一方拿在手。

接下来,从原始列中取出下一张纸条,与刚才比赛的赢家继续比较。如此类推,一场一场比下去。

赢家一直在手里,输的放到左边。等到原始列清空,就有了整个赛季的赢家。最优先的活动是手中的那个。

然而一天可以做的活动何止一项?于是从左边的输家列中启动一个新的赛季。将选出的几名获胜者,填入今日待办表格,作为切合实际的承诺。

Tips.番茄秘籍之进度表格

如果同一项活动总是出现在“今日待办”表格中,却得不到完成,那么就需要另一种形式的“活动清单”表格——“进度表格”。

举个栗子,作者拿一张A4纸,上面有5X5毫米的格子,左上角有月份和名字。然后沿着纸的短边,从右到左写下这个月的日期,31,30,29,……一直到1,每格写一个数字。

这样在左边就有大约5厘米的空白。在这里写上所有已知的活动,每个活动占一行。然后用这张“进度表格”替换掉“活动清单”。

“进度表格”仍然是“活动清单”的思路,只是实现方式不同。

那“记录”表格呢?“记录”表格是任意记录作者要跟踪的数据的,比如打了几次电话。

每天早上,当作者选择某项活动并把它填入“今日待办”表格时,也会在“进度表格”相应方格中画一个圈,位置在当天日期那一列,所选择的活动那一行。

当天工作结束做每日回顾时,如果某项活动完成了,就在它的圆圈里画一个星星。

一段时间后,如果看到很多空圈,表示总是高估自己所能兑现的承诺。如果某个活动有许多空圈,则可能需要分解它。

Tips.番茄钟设置的07技巧

假如一项活动预估超过7个番茄钟,说明它太复杂了,需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行,各自有预估值。活动越大,预估越不准。

如果一项活动预估不够1个番茄钟,则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成,只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。

稍后在选择活动填入“今日待办”表格时,可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起,将它们写在同一行,当作一个活动来对待。

写在后面

《番茄工作法图解》属于实用类型书籍,阅读时间10天,整本书读下来还是很有收获的,方法简单易行,很适合办公一族。

以下是文中一些摘录,与大家分享☞

* 一双脚不能同时跳两场舞。换句话说,一次只做一件事。

* 各种懒惰是枝叶,各种拖延是枝干,焦虑是主干,而各种原因是树根。懒惰之树有多高大,取决于树根的多少,树根越多就越复杂,懒惰之树就越难砍。

* 正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了做出正确决定,你需要简化问题,使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。

* 变化是商务世界永恒的主题,不想手忙脚乱,就要对手头工作频繁地提供反馈和接收反馈。

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微信里的钱怎么转到番茄

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